Algemene voorwaarden ‘Groepsbezoeken’

vs260304

Plantentuin Meise is een prachtige locatie, een onderzoekscentrum én een levend museum met een uitzonderlijk rijke plantencollectie, gelegen in een uniek historisch en beschermd landschap. We kijken ernaar uit om je groep te verwelkomen en al dit moois te delen. 

Deze algemene voorwaarden, inclusief de bijlagen, zijn van toepassing op reservaties voor groepsbezoeken in de Plantentuin. Voor een vlot bezoek, raden we je aan deze voorwaarden aandachtig te lezen. Ze maken deel uit van je overeenkomst met de Plantentuin.

We rekenen op jouw actieve betrokkenheid bij het naleven van het bezoekersreglement dat deel uitmaakt van deze algemene voorwaarden. Het bevat afspraken die bijdragen aan het behoud van onze collecties en van het historisch landschap. Begeleid je een groep? Zorg er dan voor dat alle deelnemers zich bewust zijn van deze afspraken en het belang ervan. 

Van onze kant mag je rekenen op persoonlijke en kwalitatieve ondersteuning om van je bezoek een inspirerende en geslaagde ervaring te maken.

 

1. GROEPSRESERVATIES

Onder een groepsbezoek wordt verstaan elk bezoek met gids (al dan niet gecombineerd met lunch of een rit met het elektrisch treintje), elk bezoek zonder gids vanaf 15 betalende volwassenen (al dan niet gecombineerd met lunch of een treinrit). Bezoeken in schoolverband worden altijd als groepsbezoek beschouwd.  Een groepsbezoek wordt steeds gereserveerd via het online aanvraagformulier voor groeps- of schoolbezoeken, minstens 4 weken voor de bezoekdatum. 

De uitvoering van de overeenkomst gebeurt volgens de overeengekomen details opgenomen in de offerte. De offerte wordt opgemaakt op basis van de in het aanvraagformulier verstrekte informatie. De reservatie is pas definitief na ontvangst van de getekende opdrachtbevestiging.

Tarieven groepsbezoeken

Groepen vanaf 15 betalende volwassenen genieten van een voordeeltarief voor groepsbezoeken.  Individuele kortingen gelden niet bij reservaties voor groepsbezoeken.

Aantal bezoekers per gids/animator

Voor alle wandelingen met gids, geldt een maximum van 20 personen per gids. Voor scholen geldt een maximum van 25 leerlingen per workshop, tenzij anders aangegeven op de website.

Let op: Onze gidsencapaciteit is beperkt en wordt gereserveerd op basis van je aanvraag. Bij een grote daling in deelnemers kunnen kosten worden aangerekend (zie 'Doorgeven definitief aantal'). Bij een hoger aantal deelnemers kunnen we het overtal enkel een bezoek zonder gids aanbieden.

Lunch in restaurant Pachthof

Groepen vanaf 15 volwassenen hebben de keuze uit het groepsmenu. Voor groepen van minder dan 15 volwassenen wordt een tafel gereserveerd.  Zij eten à la carte en rekenen af in het restaurant. Heb je een lunch gereserveerd, zorg dan dat je op het afgesproken uur in het restaurant bent. 

Let op: De capaciteit van het restaurant is beperkt. Geef daarom een realistische inschatting van het aantal op bij je aanvraag om onnodige blokkering van plaatsen te vermijden. Bij een grote daling in deelnemers kunnen kosten worden aangerekend (zie ‘Doorgeven definitief aantal’).

Doorgeven definitief aantal bezoekers en menukeuze

Geef het definitieve aantal bezoekers en de menukeuze uiterlijk 7 dagen voor het bezoek eenmalig door via groepen@plantentuinmeise.be. Dit aantal vormt de vaste basis voor het te betalen bedrag; verminderingen worden na deze termijn niet meer verrekend of terugbetaald.

Let op! Om een correcte inzet van gidsen en restaurantbezetting te garanderen, mag dit definitieve aantal maximaal 20% lager liggen dan het aantal bij de initiële boeking. Bij grotere afwijkingen (daling > 20%) dient de wijziging uiterlijk 14 dagen voor het bezoek gemeld te worden. Indien een grote daling pas later wordt doorgegeven, wordt 50% van de waarde van de weggevallen plaatsen boven deze marge alsnog in rekening gebracht.

Extra bezoekers zijn welkom mits de gidsquota dit toelaten, waarbij zij het overeenkomstige tarief aan de kassa betalen. Voor het restaurant zijn bijkomende reservaties niet mogelijk; extra gasten maken ter plekke een keuze uit het aanbod en rekenen direct af. Zie § 7 voor verdere details over wijzigingen.

 

2. BEZOEK

Parkeren

Voertuigen zijn niet toegelaten in het domein.  Er is een ruime parking ter hoogte van de ingang van de Plantentuin. De parking is open van 9 tot 18 uur. De parking uitrijden kan tot 18.30 uur.

• Touringcar/bus:
  Voor groepen die met de bus komen, is parkeren inbegrepen. De bus rijdt de betaalparking op, de slagboom opent automatisch. Aan de Kiss and Ride-zone bij de luifel zet de chauffeur zijn passagiers af, de groep bereikt zo snel en veilig de ingang van de Plantentuin. De bus rijdt dan door (ongeveer 100m) naar de voorziene busparking. De chauffeur haalt zijn uitrijticket af aan de kassa.
• Wagen:
  Voor kortparkeren (kiss&ride) van max 45 min. is de parking gratis. Via nummerplaatherkenning zal de slagboom bij het verlaten van de parking vanzelf open gaan.
  De standaardprijs voor de parking is € 7. Uitrijtickets zijn te koop aan de automaat op de parking en aan de ingang van de Plantentuin. Op vertoon van je parkingticket krijg je 3,5 euro korting in de Tuinwinkel (bij aankoop van minimum 5 euro)
• Fiets:
  Het stallen van je fiets is gratis.  In de lockers onder de luifel kan je je fietsbatterij opladen.

Aankomst

Bij aankomst wacht de groep op het onthaalplein.  Om geluidshinder aan de kassa te vermijden, vragen we om uit de buurt van de kassa te gaan staan.

De begeleider van de groep meldt zich bij de kassa, 15 min voor aanvang van de rondleiding. De buschauffeur meldt zich bij de kassa na het parkeren.

De begeleider ontvangt het toegangsticket voor de groep. Indien men de keuze maakte om aan de kassa te betalen, wordt er afgerekend.  Indien men koos voor facturatie, wordt de factuur verzonden naar het opgegeven facturatieadres.
De chauffeur ontvangt een uitrijticket om na afloop van het groepsbezoek de parking te verlaten, een toegangsticket voor de Plantentuin en een voucher voor een gratis consumptie (of een maaltijd indien de groep ook een maaltijd reserveerde) in restaurant Pachthof.

Vertraging 

• Als de groep later zal aankomen dan het afgesproken uur, brengt de verantwoordelijke de Plantentuin zo snel mogelijk telefonisch op de hoogte via het telefoonnummer +32 2 260 09 93 met vermelding van het reservatienummer (Dit vind je op alle mailverkeer vanuit de Plantentuin mbt je groepsbezoek). 
  Wanneer de groep te laat is, wacht de gids maximaal een half uur. De duur van het bezoek of de activiteit worden niet verlengd met de verloren tijd.
• Wanneer de gids te laat is, dan wacht de groep een half uur. Mits instemming van de groep en onder voorbehoud van de beschikbaarheid van de gids kan het bezoek verlengd worden met de verloren tijd. Is dit niet mogelijk, dan wordt een alternatief voorzien.

Wanneer een groep vroeger wil afronden dan voorzien (de groep moet terug naar school of is afhankelijk van het openbaar vervoer), dan ontvangt de groep geen terugbetaling of vergoeding.

Bezoekersreglement

Help ons om onze plantencollectie te beschermen en het domein tip top te houden, zodat iedereen er kan van genieten. Dit kan door het bezoekersreglement te respecteren, zie www.plantentuinmeise.be. 

3. AANSPRAKELIJKHEID

Plantentuin Meise is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies en/of schade opgelopen door de bezoeker tijdens een bezoek aan de Plantentuin. De Plantentuin wijst elke verantwoordelijkheid af voor gebeurlijke ongevallen. 

De bezoeker is aansprakelijk voor verlies en/of schade die voor Plantentuin Meise en/of enige derde ontstaat als direct of indirect gevolg van zijn activiteit. In geval van verlies of schade aan materiaal, infrastructuur of collecties van de Plantentuin door onverantwoord gedrag wordt er proces-verbaal opgemaakt en wordt een vergoeding aangerekend. De inschatting van de kosten wordt gemaakt door de experten van de Plantentuin.

Bij een bezoek van een groep minderjarige deelnemers uit scholen of organisaties met minderjarigen draagt de leerkracht of een ander meerderjarig persoon de verantwoordelijkheid over deze groep. Begeleiders blijven steeds bij hun groep.

4. GDPR

Plantentuin Meise zal alle gegevensbeschermingswetgeving die van toepassing is, zowel nationaal, Europees als internationaal naleven voor alle ontvangen persoonsgegevens. Klantengegevens zoals (bedrijfs)naam, adres, telefoonnummer, emailadres, BTW-nummer of RRN (voor particulieren) en relevante correspondentie worden bijgehouden in het boekingssysteem dat Plantentuin Meise gebruikt. Deze gegevens blijven 5 jaar in het boekingssysteem opgeslagen om zo herhalingsboekingen te vergemakkelijken.

Na deze termijn zal Plantentuin Meise de nodige stappen ondernemen om deze klantengegevens te anonimiseren. Persoonsgegevens worden niet gedeeld of verkocht aan andere derde partijen, derde landen of internationale organisaties tenzij anders opgenomen.

Indien u een klacht wil indienen wegens schending van uw persoonsgegevens kan u zich richten tot de Data Protection Officer van Plantentuin Meise via dpo@plantentuinmeise.be.

5. BEELDMATERIAAL

Plantentuin Meise gaat ervan uit dat beeldmateriaal van groepsbezoeken kan gebruikt worden voor promotie op onze website, op onze sociale media kanalen, in folders, boekjes, jaarverslagen en ander printmateriaal.  Wij respecteren hierbij het portretrecht en publiceren geen beelden van herkenbare personen zonder voorafgaande toestemming. Indien de groep bezwaar heeft tegen het gebruik van beeldmateriaal voor promotiedoeleinden, geeft men dit expliciet aan bij de opdrachtbevestiging.

6.BETALINGSVOORWAARDEN

Aan de kassa kan met bancontact, cash of met creditcard betaald worden. Indien gewenst ontvangt u een betaalbewijs.

Facturen worden binnen de 30 dagen na ontvangst betaald op rekeningnummer IBAN: BE813751 1174 8224 - BIC: BBRUBEBB van Agentschap Plantentuin Meise, Domein van Bouchout, Nieuwelaan 38, 1860 Meise met vermelding van de gestructureerde mededeling. 

Bij niet-betaling bij vervaldatum wordt een verwijlintrest aangerekend op het te betalen factuurbedrag gelijk aan de wettelijke intrestvoet voor betalingsachterstand, zoals aangegeven op de website van de FOD financiën.

7.WIJZIGINGEN en ANNULERING

Wijzigen

Wijzigingen aan de overeenkomst worden uiterlijk 7 dagen voor de dag van het bezoek eenmalig doorgegeven via groepen@plantentuinmeise.be. Telefonische wijzigingen worden niet aanvaard. Voor substantiële wijzigingen in het aantal deelnemers (een daling van meer dan 20% t.o.v. de boeking) geldt een termijn van 14 dagen (zie § 1). Aanpassingen zijn steeds in functie van de beschikbaarheid van gidsen, locatie en cateringcapaciteit.

Annuleren

Annuleren is kosteloos tot 14 dagen voor het bezoek. Bij annulatie vanaf 14 dagen voor de dag van het bezoek, wordt er 50% van de overeenkomstwaarde aangerekend.  Bij annulatie 3 dagen of minder voor de dag van het bezoek of niet opdagen, wordt 100% van de overeenkomstwaarde aangerekend. Plantentuin Meise is de groep bij annulatie niets verschuldigd.

In uitzonderlijke omstandigheden, bv bij stormweer, kan Plantentuin Meise uit veiligheidsoverwegingen verplicht zijn om bezoeken te annuleren. Plantentuin Meise zoekt in dat geval samen met de groepsverantwoordelijke een adequate oplossing. Bij annulatie als gevolg van overmacht is Plantentuin Meise de contractant geen enkele vergoeding verschuldigd.

8.VOORBEHOUD

Plantentuin Meise behoudt zich het recht voor om een bezoek of een organisatie te weigeren omwille van ethische redenen of indien de aard van het bezoek niet strookt met de missie en de visie van de Plantentuin.

9.FEEDBACK & GESCHILLEN

Een klacht kan ingediend worden tot uiterlijk 20 dagen na uw bezoek aan de Plantentuin via www.plantentuinmeise.be.  Plantentuin Meise behandelt elke klacht binnen de 10 dagen na ontvangst.  Indien dit niet lukt dan wordt dit gemeld en stellen we een alternatief tijdsverloop voor.

Bij geschillen over deze overeenkomst zijn de rechtbanken van Brussel bevoegd.