Conditions Générales « Visites de groupes » 

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Le Jardin botanique de Meise est un lieu magnifique, un centre de recherche et un musée vivant doté d'une collection de plantes exceptionnellement riche, situé dans un paysage historique et protégé unique. Nous nous réjouissons d'accueillir votre groupe et de partager toutes ces merveilles avec vous.

Les présentes conditions générales, y compris leurs annexes, s'appliquent aux réservations de visites de groupes au Jardin botanique. Pour garantir le bon déroulement de votre visite, nous vous conseillons de lire attentivement ces conditions. Elles font partie intégrante de votre contrat avec le Jardin botanique.

Nous comptons sur votre implication active dans le respect du règlement des visiteurs, qui fait partie de ces conditions générales. Il contient des accords qui contribuent à la préservation de nos collections et du paysage historique. Vous accompagnez un groupe ? Assurez-vous alors que tous les participants sont conscients de ces accords et de leur importance.

De notre côté, vous pouvez compter sur un accompagnement personnalisé et de qualité pour faire de votre visite une expérience inspirante et réussie.

1. RÉSERVATIONS DE GROUPES 

Par visite de groupe, on entend toute visite avec guide (combinée ou non avec un déjeuner ou un trajet en petit train électrique), ainsi que toute visite sans guide à partir de 15 adultes payants (combinée ou non avec un déjeuner ou un trajet en train). Les visites scolaires sont toujours considérées comme des visites de groupes. Une visite de groupe doit toujours être réservée via le formulaire de demande en ligne pour les groupes ou les écoles, au moins 4 semaines avant la date de la visite.

L'exécution du contrat se fait selon les détails convenus et repris dans le devis. Le devis est établi sur la base des informations fournies dans le formulaire de demande. La réservation n'est définitive qu'après réception de la confirmation de commande signée.

Tarifs des visites de groupes 

Les groupes à partir de 15 adultes payants bénéficient d'un tarif préférentiel pour les visites de groupes. Les réductions individuelles ne s'appliquent pas aux réservations de groupe.

Nombre de visiteurs par guide/animateur 

Pour toutes les promenades guidées, un maximum de 20 personnes par guide est d'application. Pour les écoles, un maximum de 25 élèves par atelier est autorisé, sauf indication contraire sur le site web. 

Attention : Notre capacité de guides est limitée et est réservée sur la base de votre demande. En cas de forte baisse du nombre de participants, des frais peuvent être facturés (voir «Communication du nombre définitif»). En cas de nombre de participants plus élevé, nous ne pourrons proposer au surplus qu'une visite sans guide.

Déjeuner au restaurant Pachthof 

Les groupes à partir de 15 adultes ont le choix parmi le menu de groupe. Pour les groupes de moins de 15 adultes, une table est réservée ; ils mangent à la carte et règlent l'addition directement au restaurant. Si vous avez réservé un déjeuner, veillez à être présent au restaurant à l'heure convenue. 

Attention : La capacité du restaurant est limitée. Veuillez donc donner une estimation réaliste du nombre de personnes lors de votre demande afin d'éviter tout blocage inutile de places. En cas de forte baisse du nombre de participants, des frais peuvent être facturés (voir «Communication du nombre définitif»).

Communication du nombre définitif de visiteurs et du choix de menu 

Communiquez le nombre définitif de visiteurs et le choix de menu en une seule fois via groepen@plantentuinmeise.be, au plus tard 7 jours avant la visite. 

Attention ! Afin de garantir une mobilisation correcte des guides et de l'occupation du restaurant, ce nombre définitif ne peut être inférieur de plus de 20 % au nombre indiqué lors de la réservation initiale. En cas d'écarts plus importants (baisse > 20 %), la modification doit être signalée au plus tard 14 jours avant la visite. Si une baisse importante est communiquée plus tardivement, 50 % de la valeur des places annulées au-delà de cette marge seront tout de même facturés. 

Les visiteurs supplémentaires sont les bienvenus sous réserve des quotas de guides, et paieront le tarif correspondant à la caisse. Pour le restaurant, aucune réservation supplémentaire n'est possible ; les convives additionnels feront leur choix sur place et paieront directement. Voir § 7 pour plus de détails sur les modifications.

2. VISITE 

Parking Les véhicules ne sont pas admis dans le domaine. Un vaste parking est situé à l'entrée du Jardin botanique. Le parking est ouvert de 9h00 à 18h00. La sortie du parking est possible jusqu'à 18h30.

• Autocar/Bus :
  Pour les groupes venant en bus, le stationnement est inclus. Le bus entre sur le parking payant, la barrière s'ouvre automatiquement. Le chauffeur dépose ses passagers à la zone « Kiss and Ride » sous l'auvent, permettant au groupe d'atteindre l'entrée en toute sécurité. Le bus continue ensuite (environ 100 m) jusqu'au parking réservé aux bus. Le chauffeur retire son ticket de sortie à la caisse.
• Voiture :
  Le parking est gratuit pour un stationnement de courte durée (Kiss & Ride) de max. 45 min. La barrière s'ouvrira automatiquement à la sortie grâce à la reconnaissance de la plaque d'immatriculation. 
  Le prix standard du parking est de 7 €. Les tickets de sortie sont en vente à la borne automatique sur le parking et à l'entrée du Jardin botanique. Sur présentation de votre ticket de parking, vous bénéficiez d'une réduction de 3,5 euros dans la boutique du Jardin (à l'achat de minimum 5 euros).
• Vélo :
  Le stationnement des vélos est gratuit. Vous pouvez recharger votre batterie de vélo dans les casiers situés sous l'auvent.

Arrivée 

À l'arrivée, le groupe attend sur l'esplanade d'accueil. Pour éviter les nuisances sonores à la caisse, nous demandons de ne pas se tenir à proximité immédiate de celle-ci. 

L'accompagnateur du groupe se présente à la caisse 15 minutes avant le début de la visite guidée. Le chauffeur du bus se présente à la caisse après s'être garé.

L'accompagnateur reçoit le ticket d'entrée pour le groupe. Si le choix a été fait de payer à la caisse, le règlement s'effectue sur place. Si l'option de facturation a été choisie, la facture sera envoyée à l'adresse de facturation indiquée.
Le chauffeur reçoit un ticket de sortie pour quitter le parking après la visite, un ticket d'entrée pour le Jardin botanique et un bon pour une consommation gratuite (repas si le groupe prend également un repas) au restaurant Pachthof.

Retard 

• Si le groupe arrive plus tard que l'heure convenue, le responsable en informe le Jardin botanique dès que possible par téléphone au +32 2 260 09 93, en mentionnant le numéro de réservation (que vous trouverez sur toutes les communications du Jardin concernant votre visite). 
  En cas de retard du groupe, le guide attend au maximum une demi-heure. La durée de la visite ou de l'activité ne sera pas prolongée du temps perdu.
• En cas de retard du guide, le groupe attend une demi-heure. Moyennant l'accord du groupe et sous réserve de disponibilité du guide, la visite peut être prolongée du temps perdu. Si cela n'est pas possible, une alternative sera prévue. 

Si un groupe souhaite terminer plus tôt que prévu (retour à l'école ou dépendance des transports en commun), il ne recevra aucun remboursement ou indemnité.

Règlement des visiteurs 

Aidez-nous à protéger notre collection de plantes et à maintenir le domaine impeccable pour le plaisir de tous. Respectez le règlement des visiteurs disponible sur www.plantentuinmeise.be.

3. RESPONSABILITÉ 

Le Jardin botanique de Meise n'est pas responsable du vol, de la perte et/ou des dommages subis par le visiteur lors d'une visite au Jardin botanique. Le Jardin décline toute responsabilité en cas d'accidents éventuels.

Le visiteur est responsable de la perte et/ou des dommages causés au Jardin botanique de Meise et/ou à tout tiers résultant directement ou indirectement de son activité. En cas de perte ou de dommage causé au matériel, à l'infrastructure ou aux collections du Jardin botanique par un comportement irresponsable, un procès-verbal sera dressé et une indemnité sera facturée. L'évaluation des coûts est effectuée par les experts du Jardin botanique.

Lors d'une visite d'un groupe de participants mineurs (écoles ou organisations), l'enseignant ou une autre personne majeure assume la responsabilité du groupe. Les accompagnateurs doivent rester en permanence avec leur groupe.

4. RGPD (GDPR) 

Le Jardin botanique de Meise respectera toute la législation relative à la protection des données applicable (nationale, européenne et internationale) pour toutes les données à caractère personnel reçues. Les données clients telles que le nom (de l'entreprise), l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, le numéro de TVA ou le numéro de Registre national (pour les particuliers) ainsi que la correspondance pertinente sont conservées dans le système de réservation utilisé par le Jardin botanique. Ces données sont conservées pendant 5 ans afin de faciliter les réservations ultérieures. 

Passé ce délai, le Jardin botanique prendra les mesures nécessaires pour anonymiser ces données. Les données personnelles ne sont ni partagées ni vendues à des tiers, des pays tiers ou des organisations internationales, sauf disposition contraire. 

Si vous souhaitez introduire une plainte pour violation de vos données personnelles, vous pouvez vous adresser au Data Protection Officer du Jardin botanique de Meise via dpo@plantentuinmeise.be.

5. MATÉRIEL ICONOGRAPHIQUE 

Le Jardin botanique de Meise part du principe que le matériel iconographique (photos/vidéos) des visites de groupes peut être utilisé à des fins promotionnelles sur notre site web, nos réseaux sociaux, dans des dépliants, brochures, rapports annuels et autres supports imprimés. Nous respectons le droit à l'image et ne publions aucune image de personnes reconnaissables sans autorisation préalable. Si le groupe s'oppose à l'utilisation de ce matériel à des fins promotionnelles, il doit l'indiquer explicitement lors de la confirmation de la commande.

6. CONDITIONS DE PAIEMENT 

Le paiement peut s'effectuer à la caisse par Bancontact, espèces ou carte de crédit. Une preuve de paiement vous sera remise sur demande. 

Les factures doivent être payées dans les 30 jours suivant leur réception sur le numéro de compte IBAN : BE81 3751 1174 8224 - BIC : BBRUBEBB de l'Agentschap Plantentuin Meise, Domaine de Bouchout, Nieuwelaan 38, 1860 Meise, avec mention de la communication structurée. 

En cas de non-paiement à l'échéance, un intérêt de retard sera facturé sur le montant de la facture, égal au taux d'intérêt légal pour retard de paiement tel qu'indiqué sur le site du SPF Finances.

7. MODIFICATIONS ET ANNULATION 

Modification

Toute modification du contrat doit être communiquée au plus tard 7 jours avant le jour de la visite via groepen@plantentuinmeise.be. Les modifications par téléphone ne sont pas acceptées. Pour les modifications substantielles du nombre de participants (une baisse de plus de 20 % par rapport à la réservation), un délai de 14 jours s'applique (voir § 1). Les ajustements dépendent toujours de la disponibilité (lieu, guides, restauration, etc.).

Annulation

L'annulation est gratuite jusqu'à 14 jours avant la visite. En cas d'annulation à partir de 14 jours avant la visite, 50 % de la valeur du contrat seront facturés. En cas d'annulation 3 jours ou moins avant la visite, ou en cas de non-présentation (no-show), 100 % de la valeur du contrat seront facturés. Le Jardin botanique de Meise ne doit aucune indemnité au groupe en cas d'annulation par ce dernier.

Dans des circonstances exceptionnelles (ex. tempête), le Jardin botanique de Meise peut être contraint d'annuler les visites pour des raisons de sécurité. Dans ce cas, le Jardin cherchera une solution adéquate avec le responsable du groupe. En cas d'annulation pour cause de force majeure, le Jardin botanique de Meise ne doit aucune indemnité au contractant.

8. RÉSERVE 

Le Jardin botanique de Meise se réserve le droit de refuser une visite ou une organisation pour des raisons éthiques ou si la nature de la visite ne correspond pas à la mission et à la vision du Jardin botanique.

9. COMMENTAIRES ET LITIGES 

Une plainte peut être introduite au plus tard 20 jours après votre visite via www.plantentuinmeise.be. Le Jardin botanique de Meise traite chaque plainte dans les 10 jours suivant sa réception. Si cela n'est pas possible, vous en serez informé et un délai alternatif vous sera proposé. 

En cas de litige concernant ce contrat, les tribunaux de Bruxelles sont seuls compétents.

Cette traduction est fournie à titre indicatif. En cas de litige, seule la version néerlandaise fait foi.